Ян Вермеер. «Дама, пишущая письмо». Ок. 1665. Schrijvend meisje. Холст, масло. 45 × 39,9 см. Национальная галерея искусства, Вашингтон.
Из статьи вы выясните, как составить информационное сообщение о смене расчетного счета организации. Обсудим, где получить образец письма и какие обязательные атрибуты должны быть в нем. А также разберемся, каким способом можно отправить его контрагентам.
Что такое реквизиты и почему они так важны?
Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и другие схожие сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами.
Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры фирмы отражают данные о стороне сделки в первичных и прочих документах. Скажем, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И чрезвычайно важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов о смене каких-либо своих банковских реквизитов. Ведь если, например, организация поменяла адрес, но не сообщила об этом своему поставщику, в выставленных им счетах-фактурах будут содержаться устаревшие сведения об адресе клиента. А это станет препятствием для налогового вычета.
Или, скажем, организация, зная нестабильное состояние своего банка, решила открыть новый счет, но своевременно не сообщила о смене своему клиенту. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору проблемному банку. И вины клиента тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться ликвидированной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет заработать средства со своего счета в банке-банкроте.
Оперативное информирование контрагентов о смене своих банковских реквизитов — дело чрезвычайной значимости. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента сообщать в разумный период противоположную сторону о смене своих реквизитов.
Кого нужно информировать
При заключении разных договоров с предприятиями и бизнесменами указываются платежные данные, по которым нужно перечислять какие-либо средства. Если эти сведения меняются, фирма должна сообщить:
- бизнес-партнерам;
- поставщикам;
- клиентам;
- заказчикам;
- иным контрагентам.
При этом в налоговую службу копию уведомления о смене банковских реквизитов юридического лица направлять не надо, поскольку большинство отечественных банков само передаёт необходимые сведения в ведомство.
Правила создания
Российское право не устанавливает строгих регламентированных форм для письма о смене расчетного счета фирмы. Фактически этот документ представляет собой традиционное информационное сообщение, составленное в строгом официальном стиле.
Можно использовать образец оповещения о смене расчетного счета, найденный в интернете, или составить его лично, опираясь на следующие условия:
- Уведомление начинается с указания данных отправителя и адресата. Необходимо обозначить не только наименование составителя письма, но и конкретную должность, а также Ф.И.О. руководителя.
- Информационная часть документа содержит не только свежие банковские реквизиты, но и возможные просьбы, связанные с произошедшими изменениями.
- Документ подписывается директором или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. Нужно указать дату создания и исходящий номер.
Допускается оформить письмо о новом расчетном счете как на фирменном бланке, так и на обычном листе А4. Первый вариант предпочтительней, так как позволяет придать файлу более деловой вид, и на него быстрее обратят внимание.
Непременно регистрируйте все подобные документы в журнале исходящих отправлений. Это позволит в случае разногласий с контрагентом всегда иметь информацию о подтверждении отправки надлежащего извещения.
Информационное письмо: образец
Как правило, реквизиты компании содержатся в карточке клиента, которую фирма направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при смене банковских реквизитов можно направить свежий вариант данной карточки.
Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление о смене реквизитов. При необходимости факт направления данного письма можно подтвердить документально. К примеру, методом направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или с помощью о получении при вручении письма лично.
Кстати, рекомендуем:
Форму документа компания устанавливает самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие смене, а также дата, с которой данные изменения подлежат внедрению. Оно может быть адресовано как определенному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.
Приведем для информационного письма о смене банковских реквизитов фирмы, образец его заполнения.
Что будет, если не уведомить контрагентов
Если в ближайшие сроки не сообщить контрагентам о смене платежных данных, они не смогут обеспечить своевременный перевод необходимых платежей. Более того, получатель переводов не сможет затребовать выплату неустойки и штрафов, поскольку вина за просрочку будет лежать на нем. Это значит, что обращение в суд по этому вопросу не приведет к его положительному решению.
Как отправить
Отправить уведомление контрагентам необходимо как возможно оперативнее, лучше сделать это еще до закрытия прежнего расчетного счета. Лучше всего вручить его лично или отправить по почте. Стоит позаботиться об отметке о вручении на втором экземпляре документа при передаче его непосредственно секретарю или в канцелярию делового партнера.
Ускорить процесс обмена информацией позволяет параллельная отправка документа по электронной и традиционной почте, пересылка по факсу. Прогрессивные разработки позволяют юридическим лицам также обмениваться документами в электронном виде через специальные сервисы. В последнем примере отправлять оригиналы не понадобится.